Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità

Definizione

Con l’espressione whistleblower si fa riferimento al dipendente di un’amministrazione che segnala violazioni o irregolarità commesse ai danni dell’interesse pubblico agli organi legittimati ad intervenire.

La segnalazione (cd. whistleblowing), in tale ottica, è un atto di manifestazione di senso civico, attraverso cui il whistleblower contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’amministrazione di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

Il whistleblowing è la procedura volta ad incentivare le segnalazioni e a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, il whistleblower.

Lo scopo principale del whistleblowing è quello di prevenire o risolvere un problema internamente e tempestivamente.

 

1. FONTE NORMATIVA E NATURA DELL’ISTITUTO

Il D.lgs. n. 24/2023, che recepisce la Direttiva UE 2019/1937, ha introdotto le nuove procedure di whistleblowing, ampliando le tutele in caso di segnalazioni di illeciti, estendendo l’ambito applicativo soggettivo e le procedure per preservare i soggetti segnalanti da possibili ritorsioni.

 

2. SCOPO E FINALITA’ DELLA PROCEDURA

Scopo del presente documento è quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni.

 

3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l’oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico.

Più nello specifico, può formare oggetto di segnalazione qualunque atto od omissione che leda l’interesse pubblico o l’integrità dell’Ente privato e che riguardi:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs n. 231/2001;
• illeciti rientranti nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o nazionali indicati nell’allegato al D.lgs 24/2023 o alla Direttiva 2019/1937;
• atti od omissioni che ledono l’interesse finanziario dell’UE ex art. 325 TFUE;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno di cui all’art. 26 par. 2 TFUE.

Il whistleblowing non riguarda lamentele di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza del Servizio Personale e del Comitato Unico di Garanzia.

 

4. CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Possono presentare la segnalazione:

1.  tutti i lavoratori subordinati, indipendentemente dalla durata del contratto sottoscritto;
2. i lavoratori autonomi e i collaboratori coordinati e continuativi che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Ente;
3. lavoratori o collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi e che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Ente;
4. liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso l’Ente;
5. i volontari e tirocinanti;
6. gli azionisti;
7. le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto, presso l’Ente.

Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:

1. generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione del ruolo o funzione svolta nell’ambito dell’azienda;
2. una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
3. se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
4. se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
5. l’indicazione di altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
6. l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
7. ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, fermo restando la necessaria veridicità dei fatti o situazioni segnalati, vengono trattate alla stregua di quelle ordinarie e gestite secondo i medesimi criteri. In questo caso, se l’identificazione dell’autore avviene in un secondo momento lo stesso godrà delle medesime protezioni previste per le segnalazioni in cui l’autore è già noto, a condizione che siano state rispettate le modalità di presentazione della segnalazione.

 

5. MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

L’Ente mette a disposizione dei propri dipendenti e dei propri collaboratori un proprio canale di segnalazione che garantisce, anche grazie al ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione del canale di segnalazione è affidata ad una persona o ad un ufficio interno autonomo dedicato, con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione.

 

6. ATTIVITA’ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE

Una volta ricevuta la segnalazione il responsabile che gestisce il canale di segnalazione, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione, potendo chiedere le integrazioni che ritenga necessarie.

Entro i successivi tre mesi dall’avviso di ricevimento o, in sua mancanza, dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione il responsabile del canale dà riscontro alla stessa.

 

7. FORME DI TUTELA DEL WHISTLEBLOWER (ai sensi  del D.lgs n. 24/2023)

Il whistleblower è coperto da una serie di tutele:

1. OBBLIGO DI RISERVATEZZA DELLA SUA IDENTITA’

L’identità della persona segnalante od ogni altro elemento che in modo diretto o indiretto possa svelare la sua identità, non possono essere in alcun modo rivelate senza il suo consenso a persone estranee da quelle deputate alla gestione del sistema di segnalazione.

Tale riservatezza è garantita anche nell’ambito del procedimento penale, fino alla chiusura delle indagini preliminari, e del procedimento avanti la Corte dei conti, fino alla chiusura della fase istruttoria.

Nell’ambito del procedimento disciplinare, invece, l’identità del whistleblower verrà disvelata solo in presenza di espresso consenso del segnalante e purché la contestazione dell’incolpato sia fondata, in tutto o in parte, sulla sua segnalazione.

 

2. DIVIETO DI RITORSIONI

Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione non è consentita alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati alla denuncia.

 

8. RESPONSABILITA’ DEL WHISTLEBLOWER

La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice penale e dell’art. 2043 del Codice civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente policy, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.